• Präqualifizierung
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Ablauf Ihrer Präqualifizierung

1. Antragsstellung

Laden Sie den Präqualifizierungsantrag herunter und senden Sie uns diesen ausgefüllt und unterzeichnet samt geforderter Nachweise.

2. Antragseingang

Wir bestätigen Ihnen den Eingang der Dokumente und prüfen diese innerhalb 10 Tagen auf Vollständigkeit und Durchführbarkeit. Falls Nachreichungen erforderlich sind, werden wir Sie benachrichtigen.

3. Evaluierung

Wir führen die fachliche Prüfung der Unterlagen und ggf. eine Begehung durch. Je nach beantragtem Scope und/oder Versorgungsbereich ist eine Betriebsbegehung vorgeschrieben.

4. Bewertung

Liegen alle Unterlagen vor, erfolgt unsere Bewertung.

5. Zertifikat

Bei positiver Zertifizierungsentscheidung erhalten Sie Ihr Zertifikat und die Daten werden an den GKV-Spitzenverband übermittelt. Die Eintragung wird von allen Krankenkassen als Nachweis für Ihre Präqualifizierung anerkannt. Die Präqualifizierung ist 5 Jahre gültig.

Erstpräqualifizierung

  • Antragsstellung
  • Prüfung der eingereichten Unterlagen
  • Überprüfung der Betriebsräume und des Inventars
  • Erstellen der Berichte und Bestätigungsnachweise
  • Datenübermittlung an den GKV Spitzenverband und Zertifikatsausstellung

Zur Durchführung oder zur Änderung eines Präqualifizierungsverfahrens nutzen Sie einfach unser Antragsformular, das Sie uns bitte ausgefüllt zurücksenden.

Im Antragsformular werden wichtige Informationen abgefragt, z. B.:

  • Versorgungsbereiche oder Teilbereiche
  • Name
  • physische Standorte
  • Anschrift
  • IK-Nummer je Betriebsstätte
  • Grund des Antrages
  • gewünschter Scope
  • fachliche Leiter

Anschließend wird das Antragsbewertungsverfahren eröffnet und wir bewerten innerhalb von 10 Tagen den Antrag auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit.

Führt die Bewertung zur Antragsannahme, erhalten Sie ein Begrüßungsschreiben mit der Auflistung der erforderlichen Nachweise, zu den beantragten Versorgungsbereichen, die zu erbringen sind.

Mit Erklärung der Annahme des ausgefüllten und unterzeichneten Antrages, wird eine Zertifizierungsvereinbarung ge­schlossen. Anschließend erhält unser Evaluierungsbereich die Freigabe zur Verfahrenseröffnung.

Evaluierung

Nach Eröffnung des Evaluierungsverfahrens sind wir verpflichtet, das Verfahren innerhalb von drei Monaten zu bearbeiten.

Im Rahmen der Evaluierung wird ermittelt, ob die eingereichten Unterlagen vollständig und plausibel sind.

Die Evaluierung bezieht sich auf die beantragten Versorgungsbereiche und beinhaltet:

  • Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität:
    • personelle Voraussetzungen
    • B. Handwerkskammereintrag, Ausnahmebewilligung mit HWK-Eintrag, Di­plom-Urkunde, Eigenerklärung etc.
    • unternehmensbezogene Nachweise (Handelsregisterauszug oder Gewer­beanmeldung oder die Eintragung in das Berufsregister)
    • Betriebshaftpflichtversicherung (nicht älter als 12 Monate)
    • gewerberechtliche Voraussetzungen (Gewerbezentralregisterauszug nach § 150 GewO – nicht älter als 3 Monate)
    • Angabe des Institutionskennzeichens
    • Mietvertrag
    • sonstige Eigenerklärungen je nach beantragten Versorgungsbereichen
  • Veranlassung und Durchführung von Begehungen, je nach Scope
  • Dokumentation des Verfahrens

Falls notwendig werden Sie gebeten, fehlende Dokumente nachzureichen.

Zertifiziert wird nach zwei unterschiedlichen Pro­gramm­varianten. Je nach Auswahl der beantragten Versorgungsbereiche (VB) und/oder der Scopes ist für die Zertifizierung eine Betriebsbegehung notwendig (Variante 1) oder nicht (Variante 2).

Variante 1:
Sie wählen Versorgungsbereiche bzw. Scopes aus, die gemäß dem Kriterien­katalog und den Empfehlungen des GKV-Spitzenverbandes begehungsrelevant sind:

Scope 1                       Orthopädietechnik

Scope 2                       Orthopädieschuhtechnik

Scope 3                       Hörakustik

Scope 4                       Augenoptik

Wir setzen nur Auditoren (Begeher) mit den maßgebenden fachlichen Qualifikationen, Erfahrungen und persönlichen Fähigkeiten, unter Einhaltung der Unparteilichkeit, ein. 

Der Auditor überprüft die Gegebenheiten bei Ihnen vor Ort. In dem jeweils vorgegebenen Begehungsprotokoll werden die zu prüfenden Anforderungen und die Ergebnisse schriftlich festgehalten. Sollten Sie mit diesen nicht einverstanden sein, so haben Sie die Möglichkeit der Beschwerde bzw. des Einspruchs.

Variante 2:
Variante 2 ist die nicht begehungsrelevante Evaluierung.

Sie wählen Versorgungsbereiche und / oder Scope 6 (Weitere Versorgungsbereiche) aus, die / der gemäß dem Kriterienkatalog und den Empfehlungen des GKV-Spitzenverbandes nicht begehungsrelevant ist / sind.

Für beide Varianten gilt:
Unser Innendienst erhält und prüft alle geforderten Dokumente und Nachweise. Nach Abschluss der Evaluierung wird die Bewertung veranlasst.

Bewertung, Entscheidung

Die Bewertung wird ausschließlich durch eine unparteiische Person durchgeführt und dokumentiert, die nicht in dem jeweiligen Evaluierungsverfahren involviert ist. Mit der Bewertung wird überprüft, ob die Tätigkeiten der Evaluierung und deren Ergebnisse, hinsichtlich der GKV Anforderungen und des Zertifizierungsprogrammes, konform sind.

Ausstellung des Zertifikats

Bei positiver Entscheidung stellen wir Ihr Zertifizierungsdokument aus, welches auf 5 Jahre befristet ist. Der Geltungsbereich des Zertifikates ist auf die beantragten und erfolgreich präqualifizierten Versor­gungsbereiche beschränkt. Außerdem erfolgt der Datentransfer an den GKV-Spitzenverband.

Überwachungen

Es gibt zwei Arten von Überwachungen:

  • turnusmäßige Überwachungstätigkeiten werden mindestens zweimal während des Zertifizierungszeitraumes d. h. mindestens alle 20 Monate im Stichprobenverfahren durchgeführt.
  • anlassbezogene Überwachungen werden fällig, wenn wir externe Hinweise zu Auffälligkeiten erhalten, die eine Nichteinhaltung der Zertifizierungsanforderungen vermuten lassen.

Je nach Scope wird in begehungsrelevante und nicht begehungsrelevante Überwachung unterschieden.

Begehungsrelevante Überwachung

Zu den Scopes 1 bis 4 wird zudem eine Vor-Ort-Überwachung durchgeführt. Gegenwärtig sind gemäß der Norm Überwachungen zwingend über Betriebsbegehungen erforderlich. Zusätzlich erfolgt auch eine Dokumentenprüfung.

Nicht begehungsrelevante Überwachung

Die Überwachung erfolgt im Rahmen einer Dokumentenprüfung und bezieht sich auf den Scope 6.

In jeder Variante wird die folgende Nachweisdokumentation angefordert und geprüft:

  • Selbstverpflichtungserklärung der fachlichen Leitung
  • Beschwerdemanagement des Antragsstellers
  • Nutzung der Zeichen und Zertifikate
  • Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug
  • Handwerkskarte
  • Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden
  • Inventarliste
  • Grundrissskizze

Folgepräqualifizierung

  • Erfassen und Eingliederung des Leistungserbringers zur Präqualifikation
  • Prüfung der eingereichten Unterlagen
  • Überprüfung der Betriebsräume und des Inventars
  • Erstellen der Berichte und Bestätigungsnachweise / Zertifikate
  • Eventuell Anhörung vor Ablehnung/Einspruchswesen
  • Bericht/Datenübermittlung an den GKV Spitzenverband und an den Leistungserbringer

Jede Präqualifizierung ist befristet für 5 Jahre gültig. Für die Folge- oder Re-Präqualifizierung, muss sechs Monate vor Ablauf ein Antrag gestellt werden. Unsere Kunden erinnern wir automatisch an diese Frist. Für die Folge-Präqualifizierung müssen alle Anforderungen erneut vollumfänglich nachgewiesen werden.

Übernahme von Präqualifizierungen

Der Wechsel zu uns ist ganz einfach!

Ihr Unternehmen ist bereits durch einen anderen Zertifizierer präqualifiziert worden?

Wenn Sie einen Wechsel in Betracht ziehen, können wir Ihnen mit der schnellen und einfachen Übernahme Ihrer aktuell gültigen Präqualifizierung helfen.

  • Einfach das Formular ausfüllen, unterschreiben, Kopie Ihrer aktuellen Präqualifizierungs-Bestätigung beilegen und uns zusenden.
  • Nach unserer Antragsbewertung erhalten Sie eine Empfangsbestätigung und eine Übersicht der noch fehlenden Nachweise.
  • Haben wir alle Unterlagen erhalten, werden diese gesichtet und bewertet.
  • Nach Feststellung der Konformität erfolgt der Datentransfer zum GKV-Spitzenverband und Sie erhalten Sie Ihr Zertifikat. Das Gültigkeitsdatum der Präqualifizierung bleibt weiterhin bestehen.

Wichtig: Durch den Wechsel entsteht keine sofortige Begehungspflicht, sondern diese wird erst im Rahmen der nächsten Überwachung oder Ablauf der Präqualifizierung gestartet, je nachdem welcher Termin früher ist.

Alles Wissenswerte und noch mehr Informationen Zertifizierungsprogramm